Trước đây, các khách sạn thường sử dụng chìa khóa cơ truyền thống nên việc quản lý phòng vô cùng bất tiện và mất nhiều thời gian. Vì thế, với sự ra đời của hệ thống khóa điện tử thông minh đặc biệt là khóa từ đã giúp cho việc quản lý nhanh chóng, an toàn và thuận tiện hơn rất nhiều.
1. Quy trình làm thẻ từ cho khách thuê phòng
Khi khách hoàn tất thủ tục đăng ký nhận phòng, nhân viên tiếp tân sẽ tiến hành lập thẻ từ cho khách trên phần mềm làm khóa của máy vi tính. Nhân viên sẽ nhập số phòng, thời gian lưu trú… để mã hóa vào thẻ và đưa cho khách.
Thẻ từ này chỉ mở được phòng mà khách đăng ký. Mã của thẻ khóa sẽ được hủy bỏ khi khách thanh toán và làm thủ tục trả phòng. Khi thẻ bị mất và được thông báo với khách sạn, thẻ này sẽ được vô hiệu hóa.
Quy trình làm thẻ từ cho khách được thực hiện hoàn toàn trên máy tính
2. Cách mở khóa
Cách mở khóa từ vô cùng đơn giản và khách thuê phòng sẽ được nhân viên khách sạn hướng dẫn chi tiết khi nhận phòng.
Khách đưa thẻ từ qua khe đọc, khi đèn xanh trên ổ khóa khóa từ sáng đèn xanh lên thì dùng tay vặn tay nắm mở theo bên hướng chiều kim đồng hồ để mở cửa. Hoặc có hệ thống chỉ cần kéo thẻ khóa từ qua ổ sau đó đèn xanh sẽ sáng phát lên một tiếng bíp nhỏ và ta có thể đẩy cửa bước vào.
3. Cách đóng cửa
Người sử dụng chỉ cần rút thẻ từ ra khỏi ổ khóa khi bước vào phòng là cửa sẽ tự động đóng lại. Khi khách bước ra ngoài, chỉ cần đóng cửa lại, cửa cũng sẽ tự động khóa. Hệ thống khóa từ sẽ báo động khi có người xâm nhập trái phép vào phòng hoặc cửa chưa đóng hoàn toàn khi người sử dụng ra khỏi phòng.
Khóa từ tự động đóng lại khi người dùng rút thẻ khóa
Với hệ thống khóa từ, bộ phận quản lý của khách sạn sẽ dễ dàng kiểm tra các thông tin như ngay làm chìa, ngày giờ làm khóa, nhật ký sử dụng… qua hệ thống đọc ổ từ và xử lý những tình huống bất ngờ xảy ra.
4. Những biện pháp xử lý thẻ từ bị mất
Với khóa cơ truyền thống: Khi bộ phận quản lý nhận được thông tin mất chìa khóa sẽ tiến hành lập biên bản, kiểm tra lại phòng cùng khách sau đó niêm phong ngay phòng bị mất chìa và báo cho bộ phận kỹ thuật thay ổ khóa mới. Tùy vào chính sách và nội quy mỗi khách sạn mà khách hay nhân viên sẽ phải thanh toán cho việc thay ổ khóa mới.
Với khóa thẻ từ: Bộ phận quản lý sẽ ghi nhận lại thông tin mất thẻ từ trên hệ thống phần mềm và làm một thẻ khóa từ mới, thẻ từ cũ sẽ không hoạt động nữa. Chi phí thẻ từ không lớn nên thường các khách sạn không yêu cầu khách hay nhân viên bồi thường mà chỉ nhắc nhở, khiển trách.
